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Find every day short and brief information composed of titles and subtitles and continue reading if interested. Mon, 18 Feb 2019 22:32:32 +0000 en-US hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0.6 https://briefnews.eu/wp-content/uploads/2018/01/cropped-logoSmall-1-32x32.png Multitasking – Brief News https://briefnews.eu 32 32 Darum solltest du die Finger vom Multitasking lassen https://briefnews.eu/darum-solltest-du-die-finger-vom-multitasking-lassen/ https://briefnews.eu/darum-solltest-du-die-finger-vom-multitasking-lassen/#respond Mon, 18 Feb 2019 22:32:32 +0000 http://briefnews.eu/darum-solltest-du-die-finger-vom-multitasking-lassen/


Son Tuyen Huynh / BuzzFeed

Aller Wahrscheinlichkeit nach versuchst du viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Du scrollst womöglich durch Instagram, während du zum Beispiel an einer Ampel wartest. Du chattest mit Kolleg*innen, während du einen Bericht raushaust. Du schreibst Nachrichten, während sich jemand mit dir unterhält. Oder du spielst Candy Crush während du so tust, als würdest du Westworld wahnsinnig spannend finden.

Vielleicht glaubst du, du könntest gut zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechseln. Vielleicht bist du sogar stolz darauf. Schließlich erfordert es meisterhafte Jonglierkünste, der Kollegin heimlich die Details von Ninas Beziehungsdrama zu stecken und gleichzeitig total aufmerksam am Meeting teilzunehmen, stimmt’s?

Ich möchte niemandem zu nahe treten (und außerdem Nina mein Mitgefühl aussprechen), aber es ist erwiesen, dass Multitasking nicht gut für dich ist und du es lieber lassen solltest. Darum habe ich mit vier Expert*innen über das Thema gesprochen. Wie man es auch dreht und wendet: Du machst dir etwas vor, wenn du glaubst, dass deine geteilte Aufmerksamkeit keine Konsequenzen hat.

Weil du vermutlich gerade noch drei andere Dinge machst, während du das hier liest, werde ich die negativsten Auswirkungen von Multitasking für dich zusammenfassen: Studien haben gezeigt, dass Multitasking die Zufriedenheit am Arbeitsplatz senkt, persönliche Beziehungen schädigt, das Erinnerungsvermögen nachteilig beeinflusst, die Kreativität beeinträchtigt und generell schlecht für die Gesundheit ist.

Multitasking verringert die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, macht persönliche Beziehungen kaputt, beeinflusst das Erinnerungsvermögen nachteilig und behindert die Kreativität.

In ihrem Buch The Mind of the Leader schreiben Rasmus Hougaard und Jacqueline Carter: „Umfangreiche Forschungen haben bestätigt, dass Menschen nicht in der Lage sind, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.“ Wenn wir das auf der Arbeit versuchen, so schreiben sie, widmen wir uns allem, was irrelevant ist und lassen uns leicht ablenken. Tatsächlich sind nur 2 Prozent der Bevölkerung in der Lage, mehrere Aufgaben auf einmal durchzuführen, ohne dass dabei die Qualität oder die Effizienz ihrer Arbeit darunter leiden. Diese Ergebnisse sind sogar wissenschaftlich belegt.

Um eine Vorstellung davon zu bekommen, warum deine Arbeit durch Multitasking eher schlechter als besser wird, musst du dir diesen Prozess wie einen Schalter vorstellen. Jede geistig anspruchsvolle Tätigkeit ist eine eigene Aufgabe. Das könnte zum Beispiel ein Text sein, den du schreibst, ein Buch, das du liest, oder Zahlen, die du berechnest. Wenn wir versuchen, mehr als eine Aufgabe davon gleichzeitig zu erledigen, dann machen wir diese verschiedenen Aufgaben nicht wirklich zur gleichen Zeit, sondern wir wechseln zwischen ihnen hin und her. Weil wir diese beiden Aufgaben nicht gleichzeitig kompetent wahrnehmen können, schalten wir einfach um, und das hat seinen Preis. „Jedes Mal, wenn du von einer Aufgabe zur anderen wechselst, muss dein Gehirn seine Aufmerksamkeit neu ausrichten“, so Mark. „Dieser Verlust an geistigen Ressourcen verschwendet Zeit, verursacht Stress und bedeutet, dass die Qualität der Dinge, an denen du arbeitest, sinkt.“

Wenn du neue Emails in deinem Postfach liest, während du an einem Projekt arbeitest, dann ist das ein sogenanntes Switch-Tasking. Wenn dich deine Kollegin auf Theos neuen Gürtel mit Wal-Muster hinweist, während er eine Präsentation hält, dann ist das auch Switch-Tasking. Untersuchungen haben gezeigt, dass deine Produktivität durch Switch-Tasking um 40 Prozent zurückgeht. Crenshaw schätzt, dass wir jeden Monat 40 zusätzliche Stunden (!!!!!!) Freizeit zurückgewinnen könnten, wenn wir dieses Umschalten um 80 Prozent zurückschrauben.

Aber nicht alle Aspekte des Multitasking sind per se schlecht. Multitasking ist ein Sammelbegriff, der das sogenannte Switch-Tasking beinhaltet, sich aber auch auf das sogenannte Background-Tasking bezieht. Background-Tasking bedeutet, mehrere Dinge auf einmal zu tun, die jedoch keine Aufmerksamkeit erfordern. So kannst du zum Beispiel nebenbei den Food Network Kanal schauen, während du auf dem Laufband bist, oder Carly Rae Jepsen hören, während du mit dem Staubsaugen beschäftigt bist.


Son Tuyen Huynh / BuzzFeed

Alle bisherigen Beispiele beziehen sich auf die Arbeit. Die Expert*innen, mit denen ich zum Thema gesprochen habe, betonen aber auch, wie schädlich Switch-Tasking im Privatleben ist. Dafür gibt es zwei naheliegende und weitverbreitete Beispiele. Zum einen geht es gar nicht, mit deinem Handy herumzuspielen, während du dich mit einer anderen Person unterhältst. Der Psychologe Ryan Howes hat mir erzählt, dass das Handy deinem Gegenüber das Gefühl gibt, das dritte Rad am Wagen zu sein. „Die Nutzung des Handys vermittelt das Gefühl, nicht so wichtig zu sein und keine Aufmerksamkeit zu bekommen”, so Howes. „Wir denken, dass wir diese geteilte Aufmerksamkeit gut vor anderen verstecken könnten, das können wir aber nicht. Ganz im Gegenteil, es gibt der anderen Person das Gefühl, weniger Aufmerksamkeit und damit eine niedrigere Priorität zu bekommen, und das nervt.“

Das zweite Beispiel bezieht sich auf die Nutzung des Handys beim Autofahren. Miller ist in seiner Meinung zur Beziehung zwischen Handys und Autos ganz deutlich: die beiden gehören nicht zusammen. „Es geht nicht nur um das Handy als Gerät, oder darum, generell beim Autofahren zu telefonieren. Es geht darum, was eine Unterhaltung einem Menschen geistig abverlangt“, so Miller. „Eine Unterhaltung über eine Freisprechanlage zu führen, ist fast genau so schlimm. Wenn sich zwei Menschen im wahren Leben in einem Auto unterhalten, wissen beide in der Regel, wann sie leiser oder still sein sollten. Außerdem kann die Person auf dem Beifahrersitz auch auf den Verkehr achten. Das geht nicht, wenn der Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin körperlich nicht anwesend ist“, fügt er hinzu.

„Wenn du mit jemandem telefonierst, dann hat der- oder diejenige keine Ahnung, was um dich herum passiert“, sagt Miller. „Diese Ablenkung ist schlichtweg gefährlich für die Person hinterm Steuer und alle Beteiligten.“

Warum sind wir also so heiß auf Multitasking, obwohl die Argumente deutlich dagegen sprechen? Die Antwort ist einfach, denn es liegt quasi in unserer Natur, viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen. Eigentlich machen wir das schon seit Urzeiten, hat mir Earl Miller verraten. Er ist Professor der Neurowissenschaften am Massachusetts Institute of Technology (MIT). „Damals war das eine gute Sache, denn es gab nur wenige Informationsquellen. Die wenigen Quellen, die es gab, waren lebenswichtig“, sagt er. „Ein Rascheln im Gebüsch konnte bedeuten, dass uns ein Tiger auflauert. Neue Informationen dieser Art konnten von entscheidender Bedeutung für unser Leben sein.“

Unser zielstrebiges Gehirn (Millers Worte, nicht meine) lechzt noch immer nach all diesen Informationen. Unsere Gehirne sind aber nicht in der Lage, um mit der unglaublichen Anzahl an Informationsquellen in unserer heutigen Gesellschaft mitzuhalten. Auch wenn wir tief im Innern wissen, dass Switch-Tasking nicht gut ist, sind unsere Gehirne extrem gut darin, sich selbst zu täuschen. „Das Gehirn rationalisiert. Es lässt dich glauben, dass du gut in etwas wärst. Das passiert auch dann, wenn du es nicht bist“, so Miller.

Switch-Tasking reduziert deine Produktivität um 40 Prozent. Wenn wir dieses Umschalten um 80 Prozent zurückschrauben, würden wir im Monat 40 zusätzliche Stunden an Freizeit zurückgewinnen.

Für unser derzeitiges Switch-Tasking-Problem können wir außerdem, wie für so viele Dinge, Windows 95 die Schuld geben. Dave Crenshaw, Autor von The Myth of Multitasking, hat mir erzählt, dass uns die Leichtigkeit begeistert hat, mit der unsere Computer nahtlos von Programm zu Programm umschalten. „Seitdem es uns der Computer vormacht, wollen wir dieses Verhalten imitieren. Das Problem ist jedoch, dass Computer nicht auf die gleiche Art und Weise zwischen einzelnen Aufgaben hin und her schalten, wie es ein menschliches Gehirn tun würde. Das, was wir uns von ihnen abschauen wollen, funktioniert nicht so, wie wir uns das vorstellen“, so Crenshaw.

Nach den Computern kamen die Handys für ständige Erreichbarkeit und damit der Höhepunkt aller Ablenkungen, nämlich E-Mails. Darin sind sich alle Experten einig, mit denen ich über das Thema gesprochen habe. Gloria Mark, Professorin für Informatik an der UC Irvine, hat mir erzählt, dass Leute ihre E-Mails im Schnitt 74 Mal am Tag checken. Unser Postfach beansprucht unsere volle Aufmerksamkeit. Es lässt unser Handy vibrieren. Es zieht unsere ständige Aufmerksamkeit auf sich, weil das kleine, leuchtende Icon erst dann verschwindet, wenn alle E-Mails gelesen wurden. Das ist der perfekte Nährboden für Stress. „In einer Studie haben wir untersucht, wann die Menschen ihren Posteingang aufrufen und verlassen. Darauf basierend haben wir uns Stressmessungen angeschaut, die dann vom Herzschlag abgeleitet wurden“, so Mark. „Wir haben beobachtet, dass die Menschen mehr unter Stress stehen, je mehr Zeit sie mit E-Mails verbringen.”

Zum Glück gibt es eine Menge Dinge, die wir tun können, um dem Switch-Tasking nicht zum Opfer zu fallen. Zunächst einmal sollten wir die häufigsten Quellen für das ständige Umschalten in unserem Alltag kennen und sie beseitigen, damit wir uns besser auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren können. Durch viele interessante Apps und Webseiten haben wir den Eindruck bekommen, dass Switch-Tasking unglaublich aufregend für unser Gehirn wäre. Denke dabei nur an die plötzliche Aufmerksamkeit, wenn eine neue E-Mail in deinem Postfach landet! Aber mit etwas Zeit und Übung können wir diesen Stress in den Griff bekommen und lernen, uns besser zu konzentrieren. Hier sind einige Tipps, um das zu schaffen:

  • Schließe dein Postfach und stelle alle Benachrichtigungen aus. Checke deine E-Mails stattdessen anhand eines vorbestimmten Zeitplans über den Tag verteilt.
  • Lege dein Handy außer Reichweite. Miller schlägt vor, dass Autofahrer*innen es am besten in eine Tasche oder ins Handschuhfach stecken sollten.
  • Priorisiere deine Aufgaben auf der Arbeit und erstelle einen Zeitplan dafür. Wenn du merkst, dass deine Gedanken abschweifen, wenn du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest (was vermutlich nach ungefähr 18 Minuten passieren wird), stehe auf und mach einen kleinen Spaziergang, um die Durchblutung zu fördern und den Herzschlag zu erhöhen.
  • Und wenn du trotzdem zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechseln musst, dann fasse ähnliche Aufgaben zusammen, damit du nicht so viel umdenken musst.

Außerdem kann es hilfreich sein, wenn du wichtige Personen in deinem Leben mit in dein Ziel einbeziehst und sie darin einweihst, dass du dich besser auf einzelne Aufgaben konzentrieren möchtest. Crenshaw schlägt zum Beispiel vor, darüber persönlich mit deinem Chef zu sprechen. Du könntest ihm sagen: „Ich versuche konzentrierter zu arbeiten. Deshalb werde ich meine E-Mails nicht ständig abrufen. Ich habe mir einen Zeitplan dafür überlegt, ist das okay für Sie?“ Crenshaw sagt außerdem, dass es dir helfen wird, produktiver zu sein, wenn du diese Personen zu aktiven Partnern machst. Vielleicht kannst du sie dadurch auch überzeugen, konzentrierter an einzelnen Aufgaben zu arbeiten.


Son Tuyen Huynh / BuzzFeed

Egal ob du gerade an einer oder an mehreren Aufgaben arbeitest (denn ehrlich gesagt lässt sich das manchmal nicht vermeiden), es gibt ein paar einfache Tricks für deine Aufmerksamkeit, die eine Menge bewirken können. Dazu schlägt Howes vor, zu kommentieren was du tust, damit du bewusst im Moment bleibst. Sage dir zum Beispiel: „Ich bin im Fahrstuhl, ich gehe ins Büro, ich schaue mir meine Notizen an.“ Wenn du anfängst, Dinge bewusst zu erledigen, wird es leichter, deine einzelnen Aufgaben zu ordnen.

Es kann auch hilfreich sein, deinen Tag etwas mehr durchzuplanen. „Prüfe zu verschiedenen Zeitpunkten, wo du mit deinen Aufgaben stehst. Gib dir selbst alle 15 Minuten einen kurzen Lagebericht, wenn du stark konzentriert an etwas arbeitest“, so Howes. „Plane deine Aufgaben entsprechend, wenn du weißt, dass du normalerweise morgens voller Energie steckst und gegen Abend etwas nachlässt.“

Zu guter Letzt empfiehlt Howes, dich nicht zu sehr unter Druck zu setzen. Crenshaw fügt hinzu, dass es deinem Gehirn schon hilft, aus seinen gewohnten Mustern auszubrechen, wenn du dich fragst: „Was sollte ich stattdessen machen?“ Fordere dich immer wieder bewusst heraus, an einer Aufgabe zu arbeiten. Ich hoffe, dass du zumindest diesen Beitrag gelesen hast, ohne auf irgendetwas anderes umzuschalten. ✨

Dieser Artikel erschien zuerst auf Englisch.

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]]> https://briefnews.eu/darum-solltest-du-die-finger-vom-multitasking-lassen/feed/ 0 Multitasking Your Way Through the Making of a Multitasking Movie https://briefnews.eu/multitasking-your-way-through-the-making-of-a-multitasking-movie/ https://briefnews.eu/multitasking-your-way-through-the-making-of-a-multitasking-movie/#respond Mon, 27 Aug 2018 14:23:23 +0000 http://briefnews.eu/multitasking-your-way-through-the-making-of-a-multitasking-movie/

Multitasking has become a driving force of modern life. And while the seemingly never-ending to-do list has become more of a universal feature of daily living, how we tackle the tasks ahead of us is distinctly unique. As such, OZY asked three rising-star filmmakers to each create a short film about how they view multitasking.

School of the Art Institute of Chicago grad Sasha Fornari, having decamped from Chi-Town to Philly, along with his wife Olivia and their 2-year-old son Max, has got some ideas. Not only about creating “content” for arts organizations, which he’s done, but about the creation of fully animated video spots with original graphics.

You see, one of the more significant notches on Fornari’s belt had everything to do with being the motion designer on President Obama’s re-election campaign. An ongoing affair stretching throughout the whole campaign, Fornari had to gather, grab and weave in multiple design elements into the president’s online videos, a bulwark in a new type of online campaign. And not just design elements and original graphics but motion graphics, all bent toward trying to make simple sense of everything from the prescription drug doughnut hole to student loan reform. The payoff? These ended up being some of the most viewed videos of the campaign.

[Thanks, Obama.]

So it’s with this full head of steam, not to mention his work for the Joffrey Ballet and the Chicago Opera Theater, that Fornari got the idea to go meta on us. Specifically, bending all he knew to a very purposeful end: the creation of a video spot on the modern bane of the multitask and the multitasker who multitasks.

Originally posited as sort of a darker take on how focusing on too many things can lead to distractions, Fornari zagged into something slightly sillier and much more colorful. Animated using Adobe After Effects, Fornari and his team used both original and found iconography, Kyle Oppenheimer created the music and sound design, and Noah Meisner executive-produced to create a video about focus. Total elapsed time: four weeks.

We’re hyperstimulated and it’s becoming difficult for people to focus.

Sasha Fornari

Which might leave you wondering if multitasking is a useful accommodation or just a curse framed by unpleasant modern realities.

“The question is a tricky one because it varies from person to person,” says Fornari, who claims the obvious: He’s actually good at multitasking. But ”we’re hyperstimulated and it’s becoming difficult for people to focus, so that’s part of what the video is about: trying to focus while falling down rabbit holes to places you might not have intended.”

“Having access to so much content and information is sometimes lovely,” Fornari winds up. “And sometimes a huge distraction.”

And on that note, ladies and gentlemen: Fornari’s wholly distracting video about our multitasking mania.

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]]> https://briefnews.eu/multitasking-your-way-through-the-making-of-a-multitasking-movie/feed/ 0 How to Stop Multitasking and Become Way More Productive https://briefnews.eu/how-to-stop-multitasking-and-become-way-more-productive/ https://briefnews.eu/how-to-stop-multitasking-and-become-way-more-productive/#respond Thu, 09 Aug 2018 01:03:23 +0000 http://briefnews.eu/how-to-stop-multitasking-and-become-way-more-productive/ Multitasking is a problem. It dilutes your focus and attention so even the easiest of tasks become much harder and take longer to complete.Studies have shown that while you think you are multitasking, you are in fact task switching, which means your attention is switching between two or more pieces of work and that depletes the energy resources you have to do your work.This is why, even though you may have done little to no physical activity, you arrive home at the end of the day feeling exhausted and not in the mood to do anything.Today we are expected to work in highly disruptive environments. We sit down at our desks, turn on our computer and immediately we are hit with hundreds of emails all vying for our attention.Our phones are beeping and pinging with new alerts to messages, likes and comments and our colleagues are complaining about the latest company initiative is designed to get us to do more work and spend less time at home. All these distractions result in us multitasking where our attention is switching between one crisis and the next.What can we do about it? We know it is not a good way to get quality work done, but the demands for out attention persist and rather than reduce, are likely to increase as the years go by.Here are a few strategies on how to stop multitasking so you can get better quality and more work done in the time you have each working day:

1. Get enough rest

When you are tired, your brain has less strength to resist even the tiniest attention seeker. This is why when you find your mind wandering, it is a sign your brain is tired and time to take a break.This does not just mean taking breaks throughout the day, it also means making sure you get enough sleep every day.When you are well rested and take short regular breaks throughout the day your brain is fully refuelled and ready to focus in on the work that is important.

2. Plan your day

When you don’t have a plan for the day, the day will create a plan for you. When you allow outside influences to take control of your day, it is very hard not to be dragged off in all directions.When you have a plan for the day, when you arrive at work your brain knows exactly what it is you want to accomplish and will subconsciously have prepared itself for a sustained period of focused work.Your resistance to distractions and other work will be high and you will focus much better on the work that needs doing.

3. Remove everything from your desk and screen except for the work you are doing

I learned this one a long time ago. In my previous work, I worked in a law office and I had case files to deal with. If I had more than one case file on my desk at any one time, I would find my eyes wandering over the other case files on my desk when I had something difficult to do.I was looking for something easier. This meant often I was working on three or four cases at one time and that always led to mistakes and slower completion.Now when I am working on something, I am in full-screen mode where all I can see is the work I am working on right now.

4. When at your desk, do work

We are creatures of habit. If we do our online shopping and news reading at our desks as well as our work, we will always have the temptation to be doing stuff that we should not be doing at that moment.Do your online shopping from another place—your home or from your phone when you are having a break—and only do your work when at your desk. This conditions your brain to focus in on your work and not other distractions.

5. Learn to say no

Whenever you hear the phrase “learn to say no,” it does not mean going about being rude to everyone. What it does mean is delay saying yes.Most problems occur when we say “yes” immediately. We then have to spend an inordinate amount of energy thinking of ways to get ourselves out of the commitment we made.By saying “let me think about it” or “can I let you know later” gives you time to evaluate the offer and allows you to get back to what you were doing quicker.

6. Turn off notifications on your computer

For most of us, we still use computers to do our work. When you have email alert pop-ups and other notifications turned on, they will distract you no matter how strong you feel.Turn them off and schedule email reviewing for times between doing your focused work. Doing this will give you a lot of time back because you will be able to remain focused on the work in front of you.

7. Find a quiet place to do your most important work

Most workplaces have meeting rooms that are vacant. If you do have important work to get done, ask if you can use one of those rooms and do your work there.You can close the door, put on your headphones and just focus on what is important. This is a great way to remove all the other, non-important, tasks demanding your attention and just focus on one piece of work.

Only by focusing will you be more productive

Focusing on one piece of work at a time can be hard but the benefits to the amount of work you get done are worth it. You will make fewer mistakes, you will get more done and will feel a lot less tired at the end of the day.Make a list of the four or five things you want to get done the next day before you finish your work for the day and when you start the day, begin at the top of the list with the first item.Don’t start anything else until you have finished the first one and then move on to the second one. This one trick will help you to become way more productive.

]]> https://briefnews.eu/how-to-stop-multitasking-and-become-way-more-productive/feed/ 0 Why You May Want to Ditch Those Multitasking Skills https://briefnews.eu/why-you-may-want-to-ditch-those-multitasking-skills/ https://briefnews.eu/why-you-may-want-to-ditch-those-multitasking-skills/#respond Tue, 07 Aug 2018 06:06:58 +0000 http://briefnews.eu/why-you-may-want-to-ditch-those-multitasking-skills/ Cognitive neuroscientists and psychologists over the world have repeatedly proven that ‘multitasking’ is a myth.There are about 2.5% of people, according to a test done by David Strayer and Jason Watson from the University of Utah and the University of Denver at Colorado, that are indeed ‘supertaskers’.The rest of us are in the majority; we are of the 97% of folks that need to accept that our performance will be better when we focus on one thing at a time, or what other researchers have called ‘switch-tasking’.Basically, ‘multitasking skills’ aren’t actually as real as we thought and when they are real, it’s rare that those skills exist in everyday people. These skills when they do exist in someone makes them a ‘supertasker’.You may have been told that women are great, natural multitaskers because we think to set the laundry before putting the casserole in the oven since both will take about the same amount of time to finish. Due to the magic of having two tasks completed in the same allotment of time, we have been dubbed with the talent that doesn’t actually exist.But just because we thought to do those two things above, and write an article while backing up client work on redundant servers and update two laptop computers for new staff to pick up tomorrow – again, because all take the same around the same amount of time to complete, is this an advantage?

Is ‘multitasking’ even a special skill?

Science seems to keep saying no or only for a very special few. But it’s easy to see why we’ve adopted such a mistaken name for getting lots of different things finished in the same allotment of time, and why it has made some people feel special. Heck, it fooled me for years.But look a little more closely at what is really happening with the work at home, freelancing, ‘multitasking’ phenom of a person (let’s not be sexist), that thinks to get all these items checked off her list in roughly the same two hours.And, to be fair, let’s compare them to the person who decides that they will only focus on writing the article for two hours and leave those other items for later.It will become apparent to anyone that the quality of the article done by the multitasker will be different, and has more propensity to be of lower quality, than that of the fully focused freelancer.

Why is that?

Switching focus leaves more margin for errors, in quality, sure, but from just a physiological standpoint, in actual effort.Think of our phenom, faking her focus on her article trying to give each sentence its due, while clicking on the backup tab as the client’s data transfers, listening for the oven and laundry machine chimes and trying to think of a snazzier headline than that of the other guy that wrote an article like this one.Whereas, our fully focused freelancer uses the time to get into a flow, thinking of all the articles she’s read and reviewed on the subject, thinking of her own life, and putting more aspects of what she’s been exposed to in each sentence she types.She is putting her efforts, physically and mentally, into the article in a way that may lessen her need for a thesaurus, flipping to search engines for fleshing out ideas for points and she can draft it out in a much fuller way with a tone specific to her own writing voice – which is valuable in a world with our internet!

Focus vs Multitask: Which is better?

Well, that depends on your priorities and perspective an, frankly, I am not here to judge the multitasker and tell her she is faking her focus whenever she is trying to handle more than one thing in a given allotment of time.(I do take issue with anyone claiming she is always going to more successful if she always handles her life this way.)And even our fully focused freelancer will sometimes need to glance at her phone for the time, which will pull her ever so slightly from her ‘zone’ as she writes, because she needs to pick up her kids on time.

Why everyone wants to be a multitasker

We all want to optimize our time and give our all to the work and the projects that we love. We all want to make sure that the people we love are taken care of and our environment is one that promotes good work, i.e. my desk clutter must be cleared because it affects how I work.We all want to make certain we are prioritizing the right things and spending our time the way we intended for the day. At the end of each day we want to know we got the big stuff accomplished.The only reason the term ‘multitasker’ became so sexy is the desire to optimize our time. If you weren’t one, you were trying to read books and go to seminars to learn how to become one.Later, it was called out as a dirty word and we started to shout at people if they interrupted us for three seconds because we were giving our work a scary amount of savant-like attention…like a mad scientist disrupted and angry over a quick question about lunch.Science confused some people, as it sometimes does, telling us for a few years that ‘multitasking’ like a Stepford wife is the thing everyone should be and then realizing that, no, maybe not?

What to do instead of multitasking

People like you and me who want to:

  • Give the best of ourselves to our work and creative projects
  • Get important life and adulting things done each week
  • Have energy left over to not snap at those we love
  • Feel like life is moving forward and we are accomplishing our goals

We OPTIMIZE.This means that there are days and weeks when we spend 1:00 PM to 3:00 PM getting five things completed.But, and I think most importantly, this also means there are going to be more days and weeks where we are being a fully focused mad scientist, giving our all to the one thing in front of us for an undistracted two hours. (Heaven help the person that asks us about lunch at the wrong time on that day!)Optimization of time takes a skill that we ALL have the capacity to learn and get better at.This is the skill we need more of and the one skill that can help us truly get the time back that we think we are losing when we forgot to turn on the dishwasher before we sat down to finish that financial report.Try this:

1. Don’t fake it

What is really the most important three things that need to be completed this week? Are these things able to be completed in the time you’ve allotted for them this week?If not, don’t lie to yourself about the time you think it will take. Break it down into hour chunks and see how many hours one whole item needs. Then add ten percent more time to each.That’s the true allotment of time each item will take to complete.Now, without faking it, can you finish these important things this week or not? Be honest.

2. Multitask with the mini-tasks

Once you break down the big three things for the week, two of them may have mini-tasks built into the completion of them.Great! This means you can have the best of both worlds because you can spread your energy during those time allotments to a mini-tasks and something else less urgent, getting those things done during the same time block. Hooray!

3. Focus with force

Now we have that one big thing that’s left. We broke it down into chunks and we see it has seven parts to it to complete this week as well and each part will require your heart, mind and soul.When you work it out this way, you will know very clearly what time blocks to protect. It’s such an amazing feeling to accomplish work this way, especially when you protect the time around it. It gives you an energy boost just thinking about HOW you will protect it (think mad scientist…)Don’t you love it when your work is reflecting who you really are?When you optimize and don’t compromise, you protect the work you do, and it shows. That’s the legacy I want to leave behind!

Start optimizing your time

Tips abound, and the research is extensive on multitasking versus switch-tasking. Prioritization often seems to fall under the ‘time management’ umbrella and yet, the point of prioritizing is to optimize the few precious hours we get in a productive adult life.Optimizing is really the skill we need most because it forces us to dig deep inside and choose what’s most important to us personally. I’m standing by that.

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